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La escritura pública es un documento solemne en el que se hace constar un hecho o negocio jurídico ante un notario. Éste da cuenta de su conocimiento y comprensión del documento y declara su validez, entre otras cosas, firmándolo con su nombre y sello oficial.
Etapas de la elaboración de una escritura pública en Colombia
La ley colombiana reconoce cuatro etapas para realizar la escritura pública de una vivienda, que son: recepción, extensión, otorgamiento y autorización. Estos requisitos formales pueden variar en función del ordenamiento jurídico de cada país, pero es fundamental que estos pasos se sigan correctamente para que este proceso de formalización esté completo en todos sus frentes.
Recepción
En esta primera etapa de recepción, el notario adquiere la facultad de intérpete con el ánimo de obtener la verdadera voluntad de todas las partes involucradas en el inmueble.
El papel del notario en la creación de una escritura pública es asegurarse de que toda la información es correcta y que sirve como reflejo exacto de lo ocurrido entre las partes implicadas.
Si hay algún problema con la información que se está registrando o si uno o más otorgantes son incapaces al firmar, esto detendrá la creación del documento público.
Los datos deben constar en la escritura pública, como nombres, apellidos, estado civil, edad y domicilio. Puede aparecer personalmente actuando en nombre propio o mediante un mandato o poder otorgado a otra persona o representante.
Extensión
El notario transforma un documento privado en un instrumento público notarial, a partir de la manifestación de voluntad de ambas partes. Lo elabora con claridad y precisión para que su contenido refleje con exactitud todos los términos de la transacción, cumpliendo además los requisitos impuestos por la ley.
El notario está ahí para ayudar a rellenar el papeleo y asegurarse de que se cumplen todos los requisitos. A veces, los interesados presentan una minuta con el acto a celebrar; ésta debe ser revisada por el notario antes de ser documentada en la ley.
Otorgamiento
En esta etapa comparecen todos los intervenientes para leer la totalidad del documento o solicitar que el notario lo lea en voz alta. El objetivo de esta lectura es el de garantizar que todos los interesados conozcan los detalles de lo que firman, por lo que pueden modificar o corregir lo que que quieran hasta quedar conformes con el contenido final del texto.
La fase de otorgamiento, en el caso de una vivienda, concluye con la firma del documento por todas las partes implicadas o con su huella dactilar. La ley no exige ambas firmas, sino que se requieren sólo a efectos de exactitud y no de autenticidad o validez, como en EE.UU, donde los notarios firman las actas en papel con un sello independiente que declara “esta copia está certificada como correcta”, etc. El instrumento debe ser firmado, numerado y fechado en el mismo acto, para que todos tengan la prueba de que han estado presentes durante su parte en la creación de este acuerdo legalmente vinculante entre ellos.
Autorización
El notario, tras comprobar que el documento sobre la propiedad es el declarado y aprobado por las partes y que cumple con los requisitos legales necesarios, firma en muestra de fe e imprime el instrumento.
El instrumento que no ha sido autorizado por el notario no adquiere la calidad de escritura pública. Si el proyecto no se ajusta a dichos requisitos, el notario enviará un acuse de recibo indicando que no cumple con dichas normas.
Los documentos y la petición serán estudiados por la Oficina de Asesoría Jurídica de la Superintendencia, que si los encuentra válidos redactará un acto administrativo para que lo firme el Superintendente, estando los notarios autorizados a firmar los borradores en nombre de sus clientes.
Procedimiento a seguir para una escritura pública
Primer paso
La notaría es el lugar al que tienes que acudir para hacer este documento oficial. Un notario es un funcionario al que se le ha encomendado la tarea de certificar documentos y que, a su vez, ha puesto su firma en ellos.
Necesitarás dos fotocopias de lo que te den, porque esto será la primera parte de dos documentos diferentes; una copia se quedará con ellos mientras que otra se entregará a quien quiera probar que es dueño de esos derechos (la propiedad sobre algo puede ser a menudo difícil en la vida cotidiana).
Segundo paso
La firma y el sello del notario dan autoridad al documento, así que ve a la oficina de registro de instrumentos públicos para asegurarte de que tu escritura está debidamente registrada antes de salir.
Tercer paso
Existe un plazo de registro para este proceso, que como norma general es de dos meses desde la firma de la escritura; sin embargo, hay ciertas excepciones en las que se puede hacer en 90 días, como las escrituras públicas de constitución de hipotecas o de bienes familiares.
RECUERDA: Si no completas el registro en el plazo indicado, tendrás que pagar una cantidad adicional por cada mes transcurrido.
Cuándo tramitar una escritura pública
Debes tramitar una escritura pública cuando compres o vendas un inmueble o bien constituyas tu propia sociedad con otras personas (entre otros negocios jurídicos).
La importancia de una escritura pública es que otorga valor probatorio a los acuerdos y determina cuándo se originó el compromiso.
La escritura pública de venta de inmuebles actúa como prueba de que existió un acuerdo entre el comprador y vendedor.
Cuánto cuesta una escritura pública
En Colombia, se actualizan de forma anual las tarifas de gastos notariales, elaboración de escrituras públicas y otros trámites realizados en la notaría. Pagas por el registro de la escritura pública el 1,67% sobre el valor de venta del inmueble.
Por ejemplo:
Si vendes tu vivienda por $100.0000.0000 (cien millones de pesos), el precio que deberás pagar por sacar la escritura pública sería de $1.670.000 (Un millón seiscientos setenta mil pesos).
Por qué es importante la escritura pública
La importancia de una escritura pública reside en su capacidad para otorgar valor probatorio. La fecha en que se originó un acuerdo sólo puede determinarse consultando los registros públicos, como las actas notariales de las que da fe este notario, así como otras cosas como la asunción de responsabilidad de un hecho o la firma de un documento oficial.
Preguntas frecuentes sobre la escritura pública
Qué es una escritura pública
La escritura pública es un documento que contiene las declaraciones de voluntad de una o varias personas sobre un inmueble, otorgado ante notario para realizar determinados contratos sobre un particular o un inmueble. Nuestra legislación prevé que algunos actos y contratos se celebren en escritura pública, como los de disposición o gravamen sobre bienes inmuebles; la responsabilidad y deberes de conservación recae exclusivamente en los notarios.
Por ejemplo, cuando se vende una casa, hay que redactar la respectiva escritura en la que conste su ubicación con su clara identificación y los nombres de todas las partes implicadas en la operación de compra y venta; esto incluirá al propietario antes de la venta; si también vendes tu coche, ¡deberá haber dos documentos distintos para cada objeto!
La escritura pública contiene todas las declaraciones acordadas por las partes, como el precio, el tipo de pago, las condiciones especiales, la fecha de entrega, etc.
El documento demuestra que eres el propietario legal de una propiedad. Con la escritura, puedes venderla o incluirla en tu testamento para dejar una herencia a las generaciones futuras.
Autorización de la escritura pública
La escritura pública debe ser autorizada por el notario, y con su autorización, el notario da fe y garantiza la validez de lo expresado en esta escritura pública a los que intervinieron en este acto jurídico, es decir, a las partes que dieron su consentimiento o acordaron de alguna manera su contenido; a los terceros que pudieran verse afectados por lo que se está firmando también en su nombre.
¿Cuál es el proceso de elaboración de una escritura pública?
El proceso de elaboración de una escritura pública tiene los siguientes pasos:
- Declaraciones: qué se quiere decir al notario.
- Transcripción: la notaría redacta lo que has declarado.
- Lectura y aceptación del texto: lees o escuchas el texto transcrito y lo apruebas si estás conforme.
- Firma: el notario y todos los interesados firman el documento para manifestar su compromiso.
¿En una escritura pública, qué debe pagar el vendedor y el comprador?
Según la Superintendencia de Notariado y Registro, el vendedor debe acudir a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos a cancelar lo siguiente:
- 100% de Retención en la Fuente.
- 50% de derechos notariales, como se estipula en el artículo 223 del Decreto 960 de 1970, reglamentado por el artículo 142 del Decreto 2148 (compilado en el Decreto 1069 de 2015), en concordancia con el artículo 1862 del Código Civil.
- 50% de impuesto de Registro, Ley 223 de 1995, artículo 227.
Por su parte, el comprador debe asumir los siguientes gastos:
- 50% de derechos notariales, tal como lo establece el artículo 223 del Decreto 960 de 1970, reglamentado por el artículo 142 del Decreto 2148 (compilado en el Decreto 1069 de 2015).
- Si es venta con hipoteca, el 100% de los derechos notariales los paga el comprador. Ley 788 de 2003, artículo 58.
- 50% de impuesto de Registro, Ley 223 de 1995, artículo 227.
- 50% derechos de registro.
RECUERDA: si durante el mismo acto existe una cancelación de afectación de vivienda familiar, el vendedor es quién paga todos los gastos relacionados (notariales, impuesto de registro, etc.)
¿Dónde se registran las escrituras públicas?
El documento debe ser registrado en una notaría antes de que un notario autorice su ejecución. Según el decreto 2148 de 1983, este servicio público implica el ejercicio de la fe notarial, lo que significa dar fe aunque existan dudas sobre si alguien puede firmar legalmente como otorgante o si está prohibido por la ley.